Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Koordinator för dokumenthantering
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Koordinator för dokumenthantering som ska ansvara för att organisera, underhålla och säkerställa korrekt hantering av företagets dokumentation. Rollen innebär att utveckla och implementera system för dokumenthantering, säkerställa att dokument är lättillgängliga och uppdaterade samt att följa gällande regelverk och standarder. Du kommer att samarbeta med olika avdelningar för att stödja deras dokumentationsbehov och bidra till att förbättra arbetsflöden och informationshantering. En viktig del av arbetet är att utbilda personal i dokumenthanteringsrutiner och att hantera arkivering och säkerhetskopiering av viktiga filer. Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och har god kommunikationsförmåga samt erfarenhet av dokumenthanteringssystem och administrativa processer.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Utveckla och underhålla dokumenthanteringssystem.
- Säkerställa korrekt arkivering och lagring av dokument.
- Samordna dokumentflödet mellan olika avdelningar.
- Genomföra kvalitetskontroller av dokumentation.
- Utbilda personal i dokumenthanteringsrutiner.
- Följa upp och säkerställa efterlevnad av regelverk.
- Hantera säkerhetskopiering och återställning av dokument.
- Stödja vid revisioner och inspektioner.
- Uppdatera och förbättra dokumenthanteringsprocesser.
- Rapportera om dokumenthanteringens status till ledningen.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av dokumenthantering och arkivering.
- God kunskap i dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, DocuWare).
- Starka organisatoriska och administrativa färdigheter.
- Förmåga att arbeta självständigt och i team.
- God kommunikationsförmåga i svenska och engelska.
- Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer.
- Erfarenhet av att följa regelverk och standarder.
- Grundläggande IT-kunskaper och vana vid kontorsprogram.
- Utbildning inom administration eller liknande är meriterande.
- Förmåga att hantera konfidentiell information.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthantering?
- Vilka dokumenthanteringssystem har du arbetat med?
- Hur säkerställer du att dokument är korrekt arkiverade?
- Kan du ge exempel på hur du förbättrat dokumenthanteringsprocesser?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Hur utbildar du personal i dokumenthanteringsrutiner?
- Hur arbetar du för att följa regelverk och standarder?
- Hur hanterar du stress och deadlines i ditt arbete?
- Vilka administrativa verktyg är du van vid att använda?
- Hur samarbetar du med andra avdelningar?
